Veel gestelde vragen AVG en CMS

Deze veel gestelde vragen gaan over CMS.

Kunnen we de ClubApp nog wel gebruiken?
Ieder lid kan tegenwoordig zelf aangeven bij de privacy instellingen (in de ledenmodule), dat bepaalde gegevens niet meer zichtbaar mogen zijn.

Dat staat onder "Privacy niveau", waar ze moeten aanklikken:
Je gegevens zijn alleen zichtbaar voor functionarissen met toegang tot de ledenadministratie
Dan zijn alle gegevens alleen nog voor het lid zelf zichtbaar in de app, maar voor andere gebruikers van de app zal zichtbaar zijn dat deze gegevens zijn afgeschermd.

Leden die zowel in de website als in de clubapp anoniem willen zijn, moeten hun Privacy instellingen op "Gebruikers" zetten.
Hierdoor worden ze in de app geanonimiseerd getoond. We willen er echter op wijzen dat het lid nog wel de overige functionaliteiten in de Clubapp heeft, dus bijv. anoniem kan chatten. Wij vinden dat een verantwoordelijkheid die bij de club/vereniging thuis hoort.

Hoe is de ClubApp beveiligd?
De ClubApp heeft van zichzelf geen uitlog-beveiliging, net zo als de meeste andere apps op de smartphone. Om het gebruik van de smartphone veilig te laten verlopen, zijn er wel extra beveiligingen. Denk hierbij aan een extra toegangscontrole bij het opstarten van de app of bij het raadplegen van de persoonsgegevens. Lees er hier meer over.

Hoe is de privacy van het afhangbord geregeld?
Het afhangbord is een systeem waarbij de data slechts in het geheugen van het apparaat aanwezig is. Mocht het apparaat in verkeerde handen vallen, dan is er een mogelijkheid om de software van afstand onklaar te maken, zodat indien er ook nog spelerspassen zijn ontvreemd, er toch helemaal niets meer mogelijk is.

De club/vereniging kan zelf instellen, hoe leden getoond worden op afhangbord (en het online reserveren).
Zie hiervoor: Systeem beheer > Alle instellingen > Privacy instellingen (onder relaties) (default wordt er nu geen naam getoond)
Het is aan te raden om de leden niet met naam en toenaam te laten zien, zodat andere mensen niet kunnen weten dat een lid niet thuis is.

Hoe activeer ik de Cookie Wall?
Binnenkort gaan we een hieraan gerelateerde verplichting oplossen, want dan wordt de gebruiker van de website gewaarschuwd dat er van cookies gebruik wordt gemaakt. De club/vereniging kan dit zelf aan/uitschakelen. (Dit wordt ook wel een Cookie Wall genoemd.)

Wat voor cookies gebruiken wij?
Ons systeem gebruikt cookies om inloggen mogelijk te maken. Websites van de club/vereniging kunnen 3rd party cookies gebruiken,
zoals Google analytics, Facebook, Twitter enz. Daarvan is het niet altijd even duidelijk waar ze allemaal voor gebruikt worden, en is ook de verantwoordelijkheid van de club/vereniging.

Hoe gaan we om met Google Analytics?
Veel clubs/verenigingen maken gebruik van Google analytics. Als dat via ons geregeld is, dan hebben we dit zo ingeregeld dat er geen privacy issue is, omdat het ip-adres van de gebruiker wordt geanonimiseerd. Je kan altijd zelf kijken bij Google hoe dit voor de club/vereniging is ingesteld.
Zie ook : privacyvriendelijk instellen Google Analytics
Voor andere externe koppelingen geldt, dat je dit zelf zal moeten bekijken.

Tip: Vraag jezelf af, of je daadwerkelijk gebruik maakt van dit soort diensten. Lees ook over de cookie waarschuwing.

Uitschakelen?
Indien je de Google analytics wilt uitschakelen, kan dat ook. Geef dit dan door in een ticket.

Hoe is het wachtwoorden beleid geregeld?
Voor leden en gebruikers geldt, dat er een initieel wachtwoord verstuurd wordt via email. Daarna heeft men de gelegenheid om in te loggen, en zelf een eigen gekozen wachtwoord op te geven. Het wachtwoord staat versleuteld in de database.
Dit nieuwe wachtwoord moet minimaal 6 tekens groot zijn, en ook tenminste 2 cijfers bevatten.
Als ledenadministratie kan je dan ook geen wachtwoorden inzien. Je kan wel een initieel wachtwoord sturen, waarna het lid bij de eerste keer inloggen het wachtwoord moet aanpassen.  

Het aantal dagen waarop het wachtwoord verloopt, is een clubinstelling.
Systeem beheer > Alle instellingen > Club > wijzigen > Kopje "algemeen"
Geldigheidsduur wachtwoord

Momenteel hebben we geen 2-weg authenticatie voor gebruikers die in het systeem zaken kunnen wijzigen.

Algemene Verordening Gegevensbescherming overzicht