KNGU Interface, superhandige controle rapportages en instellingen
Via het menu Relaties >> Interface bond kom je in het scherm waar de uitwisseling van de leden wordt georganiseerd. Via het tabblad “Automatische uitwisseling” kunt u door middel van het plaatsen van een vinkje bij “Actief” instellen dat uw mutaties iedere nacht automatisch worden uitgewisseld met de database van de KNGU. In het openingsscherm zie je een aantal knoppen waarmee het proces van uitwisseling kan worden gevolgd. Al u in de help tekst op de knop “hier” klikt komt u in de volledige handleiding van de “Interface Bond”. Via de knoppen kunt u onder andere zien wat er is uitgewisseld en welke fouten er zijn opgetreden, daarnaast is er ook een Controlelijst op te laden om te kijken wie er op dit moment zijn aangemeld bij de KNGU.
Het kan echter ook eenvoudiger:
Wij hebben begin 2022 bij alle verenigingen onder het menu Relaties >> Selectie wizard twee wizards opgenomen:
Wizard 1. Daadwerkelijk uitgewisselde leden bond.
Deze wizard toont een overzicht van de leden die de voorgaande nacht in de uitwisseling met de KNGU zijn verwerkt.
Wizard 2. Niet uitgewisselde leden met Bond.
Deze wizard toont de leden die die voorgaande nacht wel zijn uitgewisseld maar NIET zijn geaccepteerd door de bond
Het niet accepteren van leden voor de uitwisseling wordt veroorzaakt doordat in de gegevens van leden fouten of ontbrekende gegevens voorkomen. De meest voorkomende fouten zijn het ontbreken van het e-mailadres of mobielnummer maar ook het ontbreken van Voorletters, Gender, of adresgegevens. Door het ontbreken van één of meerdere gegevens worden de leden niet geaccepteerd door de bondssystemen en zijn daarmee dus ook GEEN lid van de bond.
In Wizard 2 krijgt u een overzicht van de betreffende leden en kunt u vrij makkelijk herkennen welke gegevens ontbreken. Door de ontbrekende of foutieve gegevens op de “Relatiekaart” van het lid aan te vullen of te herstellen zullen die gegevens in de komende nacht met de bond worden uitgewisseld en herstelt.
Het is van groot belang dat de vereniging zorgdraagt voor een compleet en up to dat ledenbestand. Met ledenbestand bedoelen wij alle leden dus ook trainers, bestuursleden, juryleden enz. Zonder uitwisseling kunt bijvoorbeeld geen leden inschrijven voor wedstrijden maar en zeker niet onbelangrijk uw leden zijn zonder uitgewisseld te zijn niet verzekerd onder de KNGU-voorwaarden.
Momenteel is er ook een andere Wizard te importeren, namelijk "CO - Opgezegde (bonds)leden met wijzigingsvelden" (te importeren via Selectie Wizard >> Selecties beheren >> Selectie importeren). Via deze Wizard kan je zien welke leden zijn afgemeld en op welk moment dit is gebeurd en wat hun status is qua uitwisseling met de KNGU.
Laatste tip
Controleer ook de uitwisselingsinstellingen met de bond. Staat alles wel goed? Dit kan je doen via Functies >> Instellingen >> Instellingen met de bond. Het komt namelijk voor dat nieuwe lessen worden aangemaakt, die niet goed gekoppeld worden.
